Warum Produktstrategie in der Immobilienwirtschaft oft scheitert
Viele Digitalisierungsprojekte in der Immobilienbranche starten nicht an mangelnder Technologie, sondern an unklaren Entscheidungen: Was genau soll das Produkt (oder die Software-Lösung) leisten, für wen und mit welchem messbaren Nutzen? In der Praxis entstehen dann Insellösungen, Excel-Nebenwelten oder Tools, die zwar „irgendwie funktionieren“, aber Vertrieb, Projektsteuerung und Management nicht verlässlich unterstützen.
Für Bauträger, Projektentwickler und Makler ist Produktstrategie deshalb weniger „Innovation“, sondern ein strukturiertes Vorgehen, um mit begrenzter Zeit und Budget die richtigen Funktionen zu bauen, die richtigen Daten zu nutzen und die richtigen Prozesse zu automatisieren.
Ein praxistauglicher Entscheidungsrahmen: 7 Schritte
Die folgenden Schritte sind bewusst pragmatisch. Sie funktionieren sowohl für neue digitale Produkte (z. B. Kundenportal, Projekt-/Unit-Dashboard, Lead-Automation) als auch für die Modernisierung bestehender Systeme.
1) Zielbild festlegen: Welche Entscheidung soll morgen leichter werden?
Statt mit Features zu beginnen, starten Sie mit Entscheidungen. Beispiele aus typischen Rollen:
- Geschäftsführung: „Wie steht es um Abverkauf, Pipeline und Cashflow über alle Projekte?“
- Vertriebsleitung: „Welche Leads sind wirklich kaufbereit und welcher nächste Schritt ist sinnvoll?“
- Projektentwicklung: „Welche Einheiten/Typen verkaufen sich, wo drohen Preis- oder Vermarktungsrisiken?“
- Marketing: „Welche Kampagnen erzeugen qualifizierte Anfragen, nicht nur Klicks?“
Formulieren Sie 3–5 „North-Star“-Entscheidungen. Das ist Ihr strategischer Filter: Funktionen sind nur dann sinnvoll, wenn sie diese Entscheidungen beschleunigen oder verbessern.
2) Nutzergruppen und Prozesse sichtbar machen (ohne Prozessroman)
Eine einfache Prozesslandkarte reicht häufig aus. Relevant sind vor allem Übergaben und Reibungsverluste:
- Lead kommt rein → Qualifizierung → Beratung → Reservierung → Notar → After-Sales
- Projektanlage → Einheiten/Preise → Unterlagen/Grundrisse → Veröffentlichung → Reporting
- Änderungen (Preis, Status, Verfügbarkeit) → Synchronisation über Kanäle und Systeme
Dokumentieren Sie pro Schritt: Input, Output, System(e), Verantwortliche, häufige Fehler. Mehr braucht es für belastbare Priorisierung oft nicht.
Wenn Sie dafür eine zweite Meinung aus der Praxis möchten: Anforderungen besprechen
3) Use Cases priorisieren: Wert, Risiko, Abhängigkeiten
In der Immobilienvermarktung konkurrieren viele sinnvolle Ideen: 3D-Visualisierung, automatische Exposé-Erstellung, Unit-Dashboards, Lead-Scoring, Integrationen ins CRM, Preis- und Status-Workflows. Priorisieren Sie entlang von drei Achsen:
- Wertbeitrag: Umsatzsteigerung, schnellere Vermarktung, weniger manuelle Arbeit, bessere Steuerung
- Risiko: Datenqualität, rechtliche Anforderungen, Change-Aufwand, technische Komplexität
- Abhängigkeiten: benötigte Schnittstellen, Datenquellen, Stammdaten, Freigabeprozesse
Bewährt hat sich eine einfache Einteilung in vier Quadranten:
- Quick Wins: hoher Wert, niedriger Aufwand (z. B. einheitliches Unit-Status-Tracking mit klaren Regeln)
- Strategische Builds: hoher Wert, höherer Aufwand (z. B. zentraler Datenlayer + Dashboard)
- Hygienethemen: niedriger Wert, niedriger Aufwand (z. B. Berechtigungen, Datenbereinigung)
- Stop/Später: niedriger Wert, hoher Aufwand (z. B. komplexe Sonderfälle ohne Skalierung)
4) Daten zuerst: „Single Source of Truth“ ist ein Prozess, kein Tool
In der Realität liegen relevante Informationen verteilt: CRM, Projektlisten, PDF-Exposés, E-Mail-Postfächer, Portale, Website-Formulare. Produktentscheidungen werden dann auf Basis unvollständiger oder widersprüchlicher Zahlen getroffen.
Definieren Sie deshalb früh ein minimales Datenmodell (nicht perfekt, aber konsistent). Typische Kernelemente:
- Projekt (Standort, Phase, Vermarktungsstart, Zielgruppen)
- Einheit (Typ, Fläche, Preis, Status, Verfügbarkeit, Reservierung)
- Kontakt/Lead (Quelle, Qualifizierungsstatus, Einwilligungen, Interessen)
- Aktivität (Besichtigung, Beratung, Dokumentenversand, Reservierung)
Entscheidend ist die Frage: Welche Quelle ist führend? und wer darf was ändern? Ohne diese Regeln wird jedes Dashboard zur Diskussion statt zur Entscheidungsgrundlage.
5) KPI-Set definieren, das Entscheidungen steuert (nicht nur berichtet)
Viele Reports sind „nett“, aber nicht steuerungsrelevant. Gute KPIs sind handlungsnah. Beispiele, die sich in Entwickler- und Maklerorganisationen bewährt haben:
- Speed-to-Lead: Zeit von Anfrage bis Erstkontakt
- Qualifizierungsquote: Anteil Leads, die Mindestkriterien erfüllen
- Pipeline nach Status: offen, qualifiziert, reserviert, in Finanzierung, notariell
- Abverkaufsrate je Einheitstyp: Wo passt Produkt/Preis/Ansprache nicht?
- Storno-/Rücktrittsquote: Frühindikator für Beratungsqualität oder Erwartungsmanagement
- Manuelle Aufwände: z. B. Stunden pro Woche für Statuspflege, Reporting, Nachfassen
Wichtig: Legen Sie pro KPI fest, welche Entscheidung sie auslöst. Sonst optimieren Teams auf Zahlen, ohne Wirkung.
6) Build vs. Buy vs. Integrate: so treffen Sie die Entscheidung sauber
Ob Individualsoftware, Standardtool oder Integration: Die richtige Entscheidung ist kontextabhängig. Eine praktikable Faustregel:
- Buy, wenn der Prozess branchenüblich ist und Ihr Vorteil nicht in der Differenzierung liegt (z. B. Basis-CRM-Funktionen).
- Integrate, wenn Sie mehrere Systeme stabil verbinden müssen und Datenkonsistenz entscheidend ist (z. B. Website-Leads → CRM → Unit-Status → Dashboard).
- Build, wenn Sie eine klare Differenzierung erreichen oder Standardsoftware Ihre Kernlogik nicht abbildet (z. B. spezifische Reservierungslogik, Projekt-/Einheiten-Dashboards, interne Freigabe-Workflows, 3D-Visualisierung als Beratungsinstrument).
Für B2B-Entscheider ist außerdem die Betriebsfrage zentral: Wer betreibt, wer wartet, wer verantwortet Datenqualität und Berechtigungen? Diese Themen sollten Teil der Produktstrategie sein, nicht ein Nachtrag nach dem Go-live.
Wenn Sie die Build/Buy/Integrate-Frage an Ihren konkreten Use Cases durchspielen möchten: Unverbindliches Gespräch buchen
7) Risikoarm umsetzen: Pilot, Messung, Skalierung
Gerade im Vertrieb und in der Projektvermarktung sind schnelle Lernschleifen wertvoll. Ein guter Pilot hat:
- klare Hypothese: „Mit Lead-Scoring sinkt die Bearbeitungszeit pro qualifiziertem Lead um 20 %.“
- begrenzten Scope: ein Projekt, ein Standort oder ein Team
- Messplan: vorher/nachher, definierte Datenquellen, Verantwortlichkeiten
- Rollout-Kriterien: ab wann wird skaliert, ab wann wird gestoppt
So vermeiden Sie, dass ein großes Projekt „fertig“ sein muss, bevor Nutzen entsteht.
Konkrete Anwendungsfälle: Was zahlt am schnellsten auf Entscheidungen ein?
Unit- und Projekt-Dashboards für Entwickler
Einheitenstatus, Preisänderungen, Reservierungen, Vermarktungskanäle und Pipeline gehören in eine Sicht. Typischer Nutzen:
- weniger Abstimmungsaufwand zwischen Vertrieb, Projektteam und Management
- schnellere Reaktion auf schwache Einheitstypen oder Kanäle
- klare Definition von Status und Verantwortlichkeiten
AI-gestützte Lead-Qualifizierung und Automatisierung
Automatisierung wirkt besonders dort, wo Volumen hoch ist und Reaktionszeit zählt. Beispiele:
- Lead-Routing: Anfragen automatisch dem passenden Ansprechpartner zuweisen
- Lead-Scoring: Priorisierung nach Kaufwahrscheinlichkeit (auf Basis definierter Merkmale)
- Follow-up-Workflows: strukturierte Nachfassketten, die Teams entlasten
- Integrationen: Formulare, Portale, CRM und Reporting konsistent verbinden
Entscheidend ist, dass Automatisierung nicht „blind“ läuft: Sie braucht transparente Regeln, saubere Einwilligungen und eine Möglichkeit zur manuellen Korrektur.
3D-Visualisierung als Entscheidungs- und Verkaufswerkzeug
3D ist nicht nur Marketing. Richtig eingesetzt reduziert es Rückfragen, beschleunigt Beratung und hilft, Erwartungen zu managen (z. B. Sichtachsen, Lage, Zuschnitt). Strategisch sinnvoll ist 3D dann, wenn es in den Prozess integriert wird:
- Verknüpfung mit Einheiten, Preisen und Verfügbarkeiten
- Nutzung im Beratungsgespräch statt nur auf der Website
- Auswertung: welche Visualisierungen führen zu Reservierungen?
Entscheidungsvorlagen für Stakeholder: So werden Budgets schneller freigegeben
In vielen Unternehmen scheitert eine gute Idee an unklarer Argumentation gegenüber Geschäftsführung oder Investoren. Eine belastbare Vorlage enthält:
- Problem & Ziel: Welche Entscheidung wird verbessert?
- Optionen: Build/Buy/Integrate, jeweils mit Vor- und Nachteilen
- Kosten: einmalig (Umsetzung) und laufend (Betrieb, Lizenzen, Wartung)
- Nutzen: Umsatz-/Marge, Geschwindigkeit, Risikoreduktion, Zeiteinsparung
- Risiken & Maßnahmen: Datenqualität, Adoption, Recht/DSGVO, Schnittstellen
- Messung: KPIs und Zeitraum
Je klarer Sie diese Punkte auf einer Seite zusammenfassen können, desto eher entsteht ein Ja mit gutem Gewissen.
Wenn Sie eine schlanke Entscheidungsvorlage für Ihr Vorhaben aufsetzen möchten: Per E-Mail anfragen
Checkliste: Produktstrategie in 30 Minuten vorstrukturieren
- Welche 3 Entscheidungen sollen schneller/besser werden?
- Welche 2 Nutzergruppen profitieren am stärksten (z. B. Vertrieb, Management)?
- Welche Datenquelle ist heute führend für Unit-Status, Preise, Kontakte?
- Welche 5 KPIs steuern wir, nicht nur reporten wir?
- Was ist der kleinste Pilot, der Nutzen beweist?
- Welche Integration ist zwingend (Website/CRM/ERP/BI)?
- Wer besitzt Prozess und Daten (Owner)?
Fazit: Gute Produktstrategie ist ein Entscheidungs- und Lernsystem
Produktstrategie in der Immobilienwirtschaft heißt, Entscheidungen zu operationalisieren: klare Ziele, priorisierte Use Cases, belastbare Daten, steuerungsrelevante KPIs und eine Umsetzung, die über Piloten schnell lernt. So entsteht Software, die nicht nur digitalisiert, sondern Vertrieb und Projektsteuerung tatsächlich verbessert.
Wenn Sie Ihre nächsten Schritte strukturiert planen möchten, ohne sich früh festzulegen: Termin vereinbaren
