Warum PropTech jetzt vor allem ein Umsetzungs-Thema ist
In vielen Unternehmen der Immobilienwirtschaft ist der Wille zur Digitalisierung vorhanden – die Ergebnisse bleiben jedoch oft hinter den Erwartungen zurück. Der Grund ist selten „fehlende Software“, sondern ein Mix aus verstreuten Daten, manuellen Übergaben und unklaren Verantwortlichkeiten. Projektentwickler, Makler und Asset-nahe Teams arbeiten parallel in CRM, Excel-Listen, Vermarktungsplattformen, DMS, BI-Tools und Visualisierungen – ohne durchgängige Logik.
PropTech wird dann wirkungsvoll, wenn es drei Dinge gleichzeitig adressiert:
- Datenqualität und Datenfluss: einheitliche Definitionen, automatisierte Synchronisation, klare Ownership
- Entscheidungsfähigkeit: Dashboards, die wirklich Fragen beantworten (nicht nur Zahlen anzeigen)
- Prozessautomatisierung: weniger Handarbeit, kürzere Reaktionszeiten, saubere Dokumentation
Dieser Beitrag zeigt praxisnah, wie Sie solche Lösungen strukturiert aufbauen – mit konkreten Bausteinen für Projektvermarktung, Vertrieb und Reporting.
Typische Pain Points in Projektentwicklung und Maklergeschäft
Die Herausforderungen ähneln sich – unabhängig davon, ob Sie Neubauprojekte vermarkten oder Bestandsobjekte vertreiben. Häufige Muster:
- Uneinheitliche Objekt- und Einheitenlogik: „Wohnfläche“, „Nutzfläche“, „Status“ oder „Preis“ bedeuten je nach System etwas anderes.
- Manuelle Statuspflege: Reservierungen, Vertragsstände, Marketing-KPIs werden in mehreren Dateien doppelt gepflegt.
- Langsame Lead-Bearbeitung: Anfragen laufen per E-Mail ein, werden weitergeleitet, verspätet beantwortet oder ohne Kontext nachtelefoniert.
- Kein verlässliches Pipeline-Reporting: Forecasts basieren auf Bauchgefühl, weil Daten nicht aktuell oder nicht vergleichbar sind.
- Fragmentierte Kommunikation: Interessenten, Partner und interne Teams sehen nicht denselben Stand.
Das führt zu messbaren Effekten: längere Vermarktungsdauer, mehr Preiszugeständnisse, weniger Abschlüsse pro Vertriebsressource – und unnötige Risiken in Compliance und Dokumentation.
Ein pragmatisches Zielbild: „Single Source of Truth“ für Projekt- und Vertriebsdaten
Eine realistische „Single Source of Truth“ bedeutet nicht, dass es nur noch ein System gibt. Es bedeutet: Es gibt eine verlässliche Datengrundlage mit klaren Regeln, und alle beteiligten Systeme werden daran angebunden.
Bewährt hat sich ein Zielbild mit vier Schichten:
- Quellsysteme: CRM, ERP, DMS, Portale, Bewertungsmodelle, Website/Formulare
- Integrationsschicht (API-first): definierte Schnittstellen, Events, Sync-Logik, Monitoring
- Datenmodell: Objekt/Projekt/Einheit, Preislogik, Statusmodell, Aktivitäten, Leads
- Anwendungs- und Analyseebene: Dashboards, Workflows, Automatisierung, 3D/Exposé, Vertriebs-Cockpits
Wenn Sie gerade prüfen, welche Architektur zu Ihrer Organisation passt, lässt sich das oft in 30–45 Minuten anhand Ihrer Systemlandschaft und Ziele klären. Unverbindliches Gespräch buchen
Dashboards, die Entscheidungen ermöglichen (statt nur zu reporten)
Viele Dashboards scheitern nicht an der Technik, sondern an der Frage: Welche Entscheidung soll dadurch schneller oder besser werden? Für Projektentwicklung und Vertrieb sind typischerweise drei Dashboard-Typen relevant:
1) Projekt- und Einheiten-Dashboard (operativ)
- Status je Einheit: verfügbar, reserviert, in Prüfung, beurkundet
- Preis- und Rabattlogik: Listenpreis vs. Angebotspreis, genehmigte Nachlässe
- Dokumentenvollständigkeit: welche Unterlagen fehlen je Einheit/Interessent
- Bearbeitungszeiten: Zeit von Lead bis Erstkontakt, bis Besichtigung, bis Reservierung
2) Pipeline- und Forecast-Dashboard (steuernd)
- Pipeline nach Phase mit klaren Exit-Kriterien
- Conversion-Raten je Kanal, Projekt, Team
- Forecast nach Wahrscheinlichkeit (nicht nur Summen)
- Frühindikatoren: „stagnierende Deals“, offene Rückfragen, Terminlücken
3) Marketing- und Lead-Dashboard (wachstumsorientiert)
- Lead-Quellen und Kosten (wenn verfügbar) – konsistent über Kampagnen
- Qualitätsindikatoren: Profilvollständigkeit, Finanzierungsvorprüfung, Timing
- Rücklaufquote auf E-Mails/Exposé, Terminquote, No-Show-Rate
Konkreter Takeaway: Starten Sie mit 8–12 KPIs, die direkt an Entscheidungen hängen. Alles Weitere folgt später, wenn Daten sauber laufen.
Automatisierung entlang der Lead- und Verkaufsstrecke
Automatisierung wirkt in der Immobilienvermarktung besonders stark, weil viele Schritte wiederkehrend sind und schnelle Reaktionszeiten entscheidend sind. Wichtig ist: Automatisierung ersetzt nicht Beziehung – sie räumt nur die administrativen Hürden aus dem Weg.
Wo Automatisierung in der Praxis sofort hilft
- Lead-Erfassung und -Anreicherung: Formular, Portal, E-Mail – zentral erfassen, Dubletten erkennen, Projekt/Einheit zuordnen
- Qualifizierung: Pflichtfragen, Budgetrahmen, Einzugszeitpunkt, Präferenzen – strukturiert statt Freitext
- Routing: nach Region/Projekt/Verfügbarkeit automatisch an zuständige Person oder Team
- Follow-ups: regelbasierte Erinnerungen, Sequenzen bei Inaktivität, Aufgaben im CRM
- Status-Synchronisation: Reservierung/Verkauf löst automatisch Updates in Website/Exposé/Intern aus
- Reporting: tägliche/wochentliche Auswertung ohne manuelle Excel-Ketten
AI sinnvoll einsetzen: als Assistenz, nicht als Black Box
Künstliche Intelligenz ist besonders nützlich, wenn sie kleine Entscheidungen vorbereitet und Teams entlastet:
- Lead-Scoring: Wahrscheinlichkeit für Termin/Reservierung auf Basis historischer Muster
- Textassistenz: Antwortvorschläge, Exposé-Textbausteine, Zusammenfassungen von Gesprächen
- Prozessassistenz: „Nächster sinnvoller Schritt“ je Lead/Deal (z. B. Dokument anfordern, Termin vorschlagen)
Wichtig für B2B-Entscheider: AI sollte nachvollziehbar sein (Warum dieses Scoring?) und in Ihre Daten- und Governance-Regeln passen.
Wenn Sie Automatisierung und AI entlang Ihrer bestehenden Prozesse bewerten möchten, ist eine kurze Bestandsaufnahme meist der schnellste Einstieg. Anforderungen besprechen
3D-Visualisierung und Einheitenlogik: Mehr als „nice to have“
Bei Neubauprojekten ist Visualisierung oft ein Conversion-Treiber – aber nur, wenn sie mit dem Vertriebsdatenmodell verbunden ist. Der Mehrwert entsteht, wenn Interessenten und Vertrieb stets den gleichen, aktuellen Stand sehen.
Praktische Kopplungen, die sich bewährt haben:
- Interaktive Gebäudelogik: Klick auf Einheit zeigt Status, Preis, Grundriss, Ausstattung, Dokumente
- Live-Verfügbarkeit: Reservierungen/Verkäufe aktualisieren Darstellung automatisch
- Tracking für Insights: Welche Einheiten werden angesehen? Wo brechen Nutzer ab?
- Vertriebskontext: Visualisierung als Teil des Beratungsprozesses (nicht als separate „Show“)
Takeaway: Visualisierung wirkt am stärksten, wenn sie nicht isoliert läuft, sondern Teil Ihres Datenflusses ist.
Integration statt Toolwechsel: API-first als Risiko- und Kostensenker
Viele Digitalisierungsprojekte scheitern am Anspruch, „alles neu“ zu machen. In der Realität sind CRM/ERP/DMS oft gesetzt. Entscheidend ist daher eine Integrationsstrategie, die Skalierung ermöglicht:
- Klare Systemrollen: Welches System ist führend für Projekte, Einheiten, Kontakte, Dokumente?
- Saubere Schnittstellen: APIs, Webhooks oder geplante Syncs; keine „Excel-Brücken“
- Monitoring: Fehler werden sichtbar (z. B. fehlende Zuordnung, Dubletten, Sync-Abbrüche)
- Versionierung von Statusmodellen: Änderungen sind kontrolliert, nicht „still“ in Tabellen
Das reduziert operative Risiken und macht spätere Erweiterungen (z. B. neue Leadquellen, Portale, zusätzliche Dashboards) deutlich einfacher.
DSGVO und Sicherheit: Praktisch denken, früh entscheiden
Gerade bei Lead-Daten, Kommunikationshistorien und potenziellen Bonitätsinformationen ist DSGVO nicht nur Pflicht, sondern auch Qualitätsmerkmal. Typische Stellschrauben, die Sie früh klären sollten:
- Datenminimierung: Nur erheben, was für Vermarktung/Abschluss notwendig ist
- Transparenz & Einwilligungen: nachvollziehbar dokumentieren, wofür Kontakte zustimmen
- Berechtigungen: Rollenmodelle, Projektteams, Zugriff auf sensible Dokumente
- Aufbewahrung & Löschung: klare Fristen, automatisierte Routinen, Audit-Fähigkeit
- Protokollierung: wer hat wann was geändert oder exportiert
Takeaway: Sicherheit ist kein „Add-on“ nach dem Go-live. Sie ist Teil der Architekturentscheidungen (Datenmodell, Integrationen, Rollen).
Ein pragmatischer Umsetzungsplan in 6 Schritten
Wenn Sie Digitalisierung/PropTech in Ihrer Organisation spürbar voranbringen wollen, hat sich folgende Reihenfolge bewährt:
- 1) Ziele & Entscheidungen definieren: Welche Entscheidungen sollen schneller/besser werden? (z. B. Preisfreigaben, Forecast, Kanalbudget)
- 2) Datenmodell festlegen: Projekt/Einheit/Status/Preis/Lead – inklusive Definitionen
- 3) Systemrollen & Integrationen klären: Quelle, Ziel, Sync-Frequenz, Fehlerhandling
- 4) MVP-Dashboard bauen: wenige KPIs, tägliche Nutzbarkeit, klare Verantwortlichkeiten
- 5) Automatisierungen ergänzen: Routing, Follow-ups, Status-Sync, Dokumenten-Check
- 6) Skalieren & optimieren: neue Projekte, neue Kanäle, AI-Assistenz, Visualisierung
Wenn Sie möchten, können Sie Ihr Vorhaben auch erst einmal als kurzen Machbarkeits-Check strukturieren (Systemlandschaft, Daten, Quick Wins, Aufwand/Nutzen). Per E-Mail anfragen
Woran Sie Erfolg messen: 10 Kennzahlen, die wirklich zählen
Zum Abschluss eine kompakte Liste von Kennzahlen, die in Projektvermarktung und Maklervertrieb in der Praxis steuerungsrelevant sind:
- Time-to-First-Response auf Leads
- Terminquote (Leads → Termin)
- No-Show-Rate bei Terminen
- Conversion Termin → Reservierung
- Conversion Reservierung → Abschluss
- Durchlaufzeit je Deal-Phase
- Quote unvollständiger Vorgänge (fehlende Dokumente/Informationen)
- Forecast-Abweichung (Prognose vs. Ist)
- Lead-Qualität nach Kanal (z. B. Score, Budget-Fit)
- Auslastung Vertrieb (Zeit in Gesprächen vs. Administration)
Diese Kennzahlen funktionieren nur dann, wenn Statusdefinitionen und Datenflüsse konsistent sind – genau darin liegt der Kern guter PropTech-Umsetzung.
Wenn Sie überlegen, wie ein solches Setup in Ihrer Organisation konkret aussehen kann (Dashboards, Integrationen, Automatisierung, ggf. Visualisierung), ist ein Gespräch oft der schnellste nächste Schritt. Termin vereinbaren
