Wenn die Kalkulation stimmt und der Plan trotzdem nicht aufgeht

Eine Zahl, die stimmte — und dann nicht mehr

In einem Projekt, das wir in diesem Sommer begleitet haben, kalkulierten wir den Bedarf für anfallende Daten. Grundlage: 44 Tage Messung, echte Werte, keine Daumenrechnung. Das Ergebnis war eine konkrete Zahl pro Monat, die wir für die Planung verwendeten. Sechs Wochen später haben wir nachgemessen. Der tatsächliche Bedarf war das 7,6-fache dessen, was wir hochgerechnet hatten.

Die Schätzung war nicht leichtfertig gewesen. Methode und Grundlage stimmten. Was nicht stimmte: In den Wochen zwischen der Messung und dem Moment, in dem wir die Hochrechnung verwendeten, hatte sich das Aufkommen verändert. Nicht schrittweise — sprunghaft. Der Durchschnitt, den wir gemessen hatten, beschrieb die Vergangenheit korrekt. Die Gegenwart beschrieb er nicht mehr.

Das Muster, das dahintersteckt

Das ist kein Ausnahmefall. Es ist ein Muster, das überall auftaucht, wo Zahlen aus der Vergangenheit für Entscheidungen in der Gegenwart verwendet werden. Und es ist besonders schwer zu erkennen, weil es sich nicht von einer guten Zahl unterscheidet — zumindest nicht, solange man nur die Zahl selbst betrachtet.

Eine Hochrechnung, die auf echten Messwerten basiert, fühlt sich anders an als eine Annahme. Sie hat Herkunft, sie hat Belege, man kann sie erklären. Das ist genau das, was sie von einer Vermutung unterscheidet — aber nicht notwendigerweise von einer Zahl, die für andere Bedingungen gilt.

Im Vertrieb: Die Kennzahl aus dem letzten Jahr

Makler und Vertriebsmenschen bauen auf Erfahrungswerte. Wie viele Besichtigungen im Schnitt zu einem Abschluss führen. Wie lange es von der ersten Anfrage bis zur Unterschrift dauert. Wie viel Prozent der Interessenten, die einmal absagen, sich später wieder melden. Diese Zahlen sind real, weil sie auf hundert oder dreihundert tatsächlich erlebten Vorgängen basieren.

Dann verändert sich der Markt — nicht mit Vorankündigung, nicht schrittweise, sondern innerhalb eines Quartals. Käufer entscheiden anders. Andere Käufer kommen überhaupt erst als Interessenten. Die Zahl, die man hat, stimmt noch — für alle Vorgänge, aus denen sie entstammt. Für das, was gerade passiert, beschreibt sie etwas anderes.

In der Verwaltung: Das Budget, das auf gestern basiert

Verwalter stellen Betriebskostenbudgets auf, Jahrespläne für Instandhaltung, Kapazitätsplanungen. Die Grundlage ist das Vorjahr, vielleicht ergänzt um einen pauschalen Aufschlag. Für ein Portfolio, das stabil geblieben ist, ist das vernünftig.

Kommt eine größere Anlage hinzu, ändert sich die Zusammensetzung des Bestands, oder steigt das Aufkommen sprunghaft — dann beschreiben die Vorjahreswerte einen anderen Betrieb als den, der heute geführt wird. Das Budget ist rechnerisch sauber. Es gilt nur für eine Situation, die nicht mehr die aktuelle ist.

In der Auftragsplanung: Ähnlich wie die letzten zwanzig Fälle

Inhaberinnen und Inhaber kleinerer Betriebe schätzen Aufwände auf Basis dessen, was sie kennen: die letzten zwanzig ähnlichen Fälle, das Gefühl für den Ablauf, die Erfahrung der Mitarbeitenden. Die Kalkulation klingt erfahrungsbasiert — weil sie es ist.

Was zählt als ähnlich, ist die Frage, die sich erst im Nachhinein stellt. Zwei Aufträge können dieselbe Kategorie tragen und einen völlig anderen Aufwand verursachen — weil sich Kundenerwartungen verändert haben, weil ein neues Umfeld gilt, oder weil der eigene Betrieb heute anders aufgestellt ist als bei den zwanzig Fällen, aus denen die Erfahrung stammt.

Der Sprung, der keine Warnung schickt

Was alle diese Situationen verbindet, ist die Art, wie die Veränderung eintritt. Nicht als Trend, den man in einer Kurve ablesen kann, sondern als Sprung. Das Aufkommen, das sich in wenigen Wochen vervielfacht. Der Markt, der sich in einem Quartal anders verhält. Der Auftrag, der aus seiner gewohnten Kategorie herausfällt.

Einen Trend sieht man, wenn man Zahlen im Zeitverlauf verfolgt. Einen Sprung sieht man im Rückspiegel — erst danach, wenn man weiß, wann er passiert ist. Wer ihn nicht sucht, extrapoliert weiter auf Basis von Daten, die für andere Bedingungen gelten. Das Ergebnis sieht aus wie eine fundierte Prognose.

In dem Projekt, von dem wir berichtet haben, war der Sprung im Nachhinein messbar: Das Aufkommen hatte sich auf das Elffache erhöht, zwischen dem Tag, an dem wir die Grundlage für unsere Schätzung erhoben haben, und dem Tag, an dem wir feststellten, dass sie nicht mehr stimmte. Diese Diskrepanz war nicht in den Zahlen sichtbar, die wir verwendet hatten — sie steckte in den Zahlen, die wir in der Zwischenzeit nicht verfolgt hatten.

Was die Zahl nicht zeigt

Eine gute Zahl beschreibt etwas Reales. Sie ist korrekt, sie ist belegt, man kann erklären, woher sie stammt. Was sie nicht zeigt, ist der Kontext, in dem sie entstanden ist — und ob dieser Kontext noch gilt.

Das ist keine Kritik an Erfahrungswerten. Es ist eine Beschreibung ihres Gültigkeitsbereichs. Ein Durchschnittswert aus zwanzig Fällen ist ein guter Anhaltspunkt für den einundzwanzigsten Fall — wenn der einundzwanzigste Fall aus demselben Kontext stammt wie die zwanzig. Stammt er aus einem anderen, beschreibt er ihn nicht mehr.

Die Schwierigkeit besteht darin, dass das von außen nicht sichtbar ist. Eine Zahl mit Herkunft und Belegen sieht aus wie eine Zahl, die gilt. Wer fragt, bekommt eine Erklärung. Wer nicht fragt, vertraut ihr — vernünftigerweise, bis der Moment kommt, in dem das Ergebnis nicht passt.

Wann man es merkt

Den Moment, in dem eine Erfahrungszahl aufhört zu gelten, merkt man selten aktiv. Man merkt ihn, wenn etwas nicht aufgeht. Der Aufwand, der die Kalkulation weit überschreitet. Das Budget, das Mitte des Jahres erschöpft ist. Der Plan, der für ein Quartal trug und im nächsten nicht mehr.

Zu diesem Zeitpunkt ist die Entscheidung, für die die Zahl verwendet wurde, oft bereits getroffen. Das Angebot ist abgegeben. Der Vertrag ist unterschrieben. Die Kapazität ist nicht erweitert worden, weil die Hochrechnung sagte, dass es nicht nötig war.

Das macht diesen Fehler anders als einen Rechenfehler. Einen Rechenfehler findet man, wenn man nachrechnet. Den falschen Gültigkeitsbereich einer Zahl findet man erst, wenn die Realität darauf antwortet — meistens in Form einer Zahl, die nicht zu dem passt, was man erwartet hatte.

Eine Frage, die vor der Zahl kommt

Was eine Erfahrungszahl, die trägt, von einer unterscheidet, die in die Irre führt, ist nicht ihre Qualität zum Zeitpunkt ihrer Entstehung. Nicht die Sorgfalt, mit der sie erhoben wurde. Es ist, ob die Bedingungen, unter denen sie entstanden ist, noch gelten.

Diese Frage stellt sich nicht von selbst, wenn man eine Zahl ansieht. Sie muss gestellt werden. Und ihre Antwort ist nicht immer bequem — manchmal lautet sie, dass man es nicht weiß, weil man die Bedingungen gerade nicht gemessen hat, sondern nur die Zahl, die aus ihnen entstanden ist.

In der Softwareentwicklung gibt es dafür ein präzises Wort: Eine Extrapolation über einen Sprung hinweg ist keine Messung, auch wenn sie so aussieht. Im Tagesgeschäft eines Maklerbüros, einer Hausverwaltung oder eines Betriebs gibt es dafür meistens kein eigenes Wort. Die Situation, die es beschreibt, kennt fast jeder.