Warum neben jeder Software eine Excel-Tabelle läuft

Was in den ersten Wochen passiert

Nach der Einführung einer Fachsoftware läuft zunächst das meiste über das neue System. Jemand aus dem Team wurde geschult. Andere haben sich durchgeklickt. Es gibt Handbücher oder kurze Anleitungen, die irgendwo abgelegt wurden. Die Oberfläche ist ungewohnt, aber das war erwartet und wurde so kommuniziert.

Dann kommen die ersten echten Aufgaben. Nicht die Übungsszenarien aus der Schulung, sondern der tatsächliche Arbeitsalltag: dreißig Datensätze auf einmal aktualisieren, eine Auswertung in einem Format, das noch niemand so gebraucht hat, oder ein Sonderfall, für den das System keinen eigenen Schritt vorsieht.

Jemand öffnet eine Excel-Tabelle. Zunächst als Zwischenschritt. Als Notiz. Als temporäre Lösung für diese eine Situation.

Wie aus dem Zwischenschritt ein zweites System wird

Die Tabelle hat keinen offiziellen Status. Sie heißt „Übersicht_aktuell_V3.xlsx" oder „Auswertung_intern_final.xlsx". Sie liegt auf einem gemeinsamen Laufwerk, obwohl das Unternehmen gerade dabei ist, von gemeinsamen Laufwerken wegzukommen. Und sie wächst.

Das System kann bestimmte Dinge nicht ausgeben. Oder es kann sie ausgeben, aber nicht in der Form, die man braucht. Vielleicht müsste man sich durch mehrere Ebenen klicken, um an eine Information heranzukommen, die in der Tabelle mit einem Blick sichtbar ist. Vielleicht fehlt eine Spalte im Export. Vielleicht ist der monatliche Bericht nicht so filterbar, wie man es bräuchte.

Mit der Zeit pflegen die Tabelle zwei oder drei Personen. Manchmal weiß die eine nicht, welche Version die andere zuletzt geändert hat. Manchmal ist nicht mehr klar, ob die aktuelle Tabelle auf den Daten von gestern oder von voriger Woche basiert.

Die Tabelle hat auch keine Versionsnummer, der man vertrauen kann. Irgendwann gibt es „final" und „final_2" und „final_neu", und irgendwann fragt jemand, welche davon die aktuelle ist. Meistens weiß das nur eine Person.

Was das über das Vertrauen sagt

Eine Schattentabelle entsteht nicht aus Gewohnheit. Sie entsteht nicht, weil jemand Veränderungen grundsätzlich ablehnt oder die Schulung nicht ernst genommen hat. Sie entsteht, weil ein Bedarf besteht, den das System nicht erfüllt. Der Bedarf ist real. Die Lösung dafür liegt außerhalb des Systems.

Das ist keine Niederlage. Es ist eine Anpassung – eine sehr normale.

Was diese Anpassung kostet, lässt sich selten direkt messen. Die Zeit für die doppelte Pflege verteilt sich auf viele kleine Momente, die jeder für sich kaum auffallen. Der Fehler, der entsteht, weil jemand die eine Version aktualisiert und vergessen hat, die andere anzupassen, taucht nicht als Fehler auf. Er taucht als falsche Zahl in der nächsten Auswertung auf. Oder als Abweichung, die niemand sofort erklären kann.

Manchmal ist die Abweichung klein und wird ignoriert. Manchmal führt sie zu einer Entscheidung, die auf einem Stand beruht, der schon vor drei Wochen überholt war.

Welche Fragen dabei offen bleiben

Wann hat zuletzt jemand überprüft, ob die Schattentabelle noch stimmt? Wer wäre dafür zuständig? Was passiert, wenn diese Person das Unternehmen verlässt?

Auf diese Fragen gibt es meistens keine formelle Antwort. Die Tabelle läuft weiter. Sie wird zuverlässiger gepflegt als manches, was im offiziellen System steht – weil sie nützlicher ist und weil das Ergebnis sofort sichtbar ist.

Das ist das eigentliche Thema: Nicht dass jemand Excel benutzt, sondern dass das System, in das investiert wurde, weniger Vertrauen genießt als eine Datei, die niemand offiziell eingeführt hat.

Wie sich das im Alltag zeigt

Der Moment, in dem das sichtbar wird, kommt oft beiläufig. In einem Meeting stellt jemand eine Frage. Eine neue Mitarbeiterin fragt, welche Zahl die aktuelle ist – die im System oder die in der Tabelle. Oder jemand sagt: „Haben wir dafür eigentlich keine Funktion?"

Die Antwort ist meistens: „Doch, aber es ist umständlich."

Was „umständlich" bedeutet, ist in jedem Betrieb anders. Manchmal sind es sechs Klicks, die sechzigmal am Tag anfallen. Manchmal ist es eine Exportfunktion, die immer im falschen Format liefert. Manchmal ist es eine Ansicht, die nicht zeigt, was man gerade braucht – und man weiß, dass die Tabelle es in wenigen Sekunden zeigt.

In solchen Momenten hat das System die Wahl zwischen zwei Wegen verloren. Die Alternative ist kein anderes System. Sie ist eine Datei, die irgendjemand vor Monaten angelegt hat.

Was mit der Zeit verloren geht

Das Unternehmen hat in das System investiert. In die Einführung, in die Schulung, möglicherweise in individuelle Anpassungen. Die Erwartung war, dass Arbeit einfacher wird. Dass Informationen an einem Ort zusammenlaufen. Dass weniger manuell erledigt werden muss.

Stattdessen läuft der Betrieb auf zwei Gleisen. Das System hat seinen Platz – für bestimmte Aufgaben, für bestimmte Personen. Die Tabelle hat ihren Platz – für alles andere.

Beides kostet Zeit. Beides muss aktuell gehalten werden. Beides darf nicht voneinander abweichen – obwohl es das manchmal tut.

Was dabei verloren geht, ist schwer zu benennen. Es ist nicht nur die Zeit für die doppelte Pflege. Es ist das Vertrauen, das nötig wäre, um dem System vollständig zu überlassen, was es eigentlich leisten soll.

Der zweite Arbeitstag statt des ersten Eindrucks

Die meisten Gespräche über Software drehen sich um den ersten Eindruck: Wie sieht die Oberfläche aus? Wie läuft die Einführung? Ist die Schulung verständlich?

Der zweite Arbeitstag interessiert seltener. Und der siebzigste noch weniger.

Dabei findet dort das eigentliche Urteil statt. Nicht im ersten Monat, wenn noch jemand erklärt, wie etwas geht. Sondern im dritten Monat, wenn klar ist, für welche Aufgaben das System wirklich taugt – und für welche jemand stillschweigend eine andere Lösung gefunden hat.

Die Schattentabelle ist dieses Urteil. Sie zeigt nicht, dass jemand schlecht geschult wurde. Sie zeigt, wo das System aufgehört hat, nützlich zu sein.

Was Betriebe häufig unterschätzen

Manche Betriebe kommen an den Punkt, an dem sie sich fragen, warum das System nicht stärker genutzt wird. Warum Daten nicht vollständig gepflegt werden. Warum Funktionen, die vorhanden sind, kaum jemand benutzt.

Die naheliegendste Erklärung ist oft: Weil jemand einen Weg gefunden hat, der schneller geht. Nicht besser – schneller.

Das lässt sich nicht durch weitere Schulungen beheben. Und auch nicht durch die Vorgabe, dass ab sofort nur noch das System benutzt werden darf. Beides verändert nicht, was die Tabelle an diesen Stellen besser macht. Dazu gehören meistens dieselben vier Dinge:

• Sie zeigt sofort, was man sucht – ohne Umweg über Menüs oder Filter.
• Sie lässt sich anpassen, ohne jemanden fragen zu müssen.
• Sie liefert die Auswertung in dem Format, das wirklich gebraucht wird.
• Sie ist vertraut, auch wenn das System es noch nicht ist.

Das ist kein Lob für Excel. Das ist eine Beschreibung dessen, was das System an diesen Stellen nicht leistet.

Eine Frage, die selten gestellt wird

Es gibt Betriebe, die ihre Schattentabelle seit Jahren kennen und still akzeptiert haben. Sie läuft mit, sie stimmt meistens, und solange sie stimmt, fragt niemand.

Es gibt Betriebe, die gar nicht wissen, wie viele solcher Tabellen parallel laufen. Wer welche führt. Ob die Daten darin noch aktuell sind oder seit Monaten veraltet.

Und es gibt Betriebe, die irgendwann merken, dass der Betrieb ohne eine bestimmte Person nicht mehr reibungslos funktioniert – weil sie die einzige ist, die weiß, wo die aktuelle Tabelle liegt und wie man sie lesen muss.

Das ist kein Problem, das durch mehr Disziplin gelöst wird. Es ist ein Zeichen dafür, dass das System an einem Punkt nicht geboten hat, was gebraucht wurde – und dass jemand sich zu helfen gewusst hat.

Ob das etwas ist, das sich ändern lässt, hängt davon ab, ob die Frage überhaupt gestellt wird. Viele Betriebe stellen sie erst, wenn etwas nicht mehr stimmt. Wer sich früher damit befassen möchte, wie solche Muster in der Praxis aussehen, findet unter innosirius.de weitere Einblicke aus unterschiedlichen Branchen.